Электронная трудовая книжка (ЭТК) – представляет собой аналог стандартного и привычного многим бумажного документа, и вводится в использование с 1 января 2020 года. В связи с этим, многие граждане задаются вопросом: обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки? Рассмотрим подробней ответ на этот вопрос и законодательные правила, касающиеся его исполнения.
Обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки
Использование и переход на ЭТК для граждан трудоустроенных до 2020 года и имеющих бумажный вариант документа переход не обязателен. Электронный образец вводится в любом случае и данные вносятся в реестр, но для своего удобства сотрудник может сохранить и обычную книжку.
В этом случае, сотрудник обязан подать письменное заявление работодателю о том, что желает сохранить бумажный документ. Заявление может быть написано в произвольной форме, не имеет единого установленного образца и должно быть подано не позднее 31 декабря 2020 года. В этом случае гражданин получает документ на руки для личного пользования и должен следить за его сохранностью в дальнейшем.
Работодатель в этом случае обязан вносить актуальные изменения о переводе сотрудника на новую должность или увольнении в книжку, представленную в электронном и бумажном формате. В дальнейшем оба варианта имеют юридическую силу, однако в ПФР и прочих инстанциях учет будет проводиться по данным взятым из цифрового реестра. Использовать обычный образец можно в качестве средства подтверждения или оспаривания данных, которые могли быть внесены в реестр по ошибке или не внесены вовсе.
Также сохранить за собой право использования стандартной книжки можно и после наступления крайних сроков согласия. Это возможно для работников, которые по ряду причин не могли предоставить заявление. К таким причинам относится:
- Пребывание в отпуске;
- Пребывание на больничном;
- Пребывание в декретном отпуске;
- Отсутствие возможности исполнять трудовые обязанности по любым другим причинам.
Также данное правило касается граждан, имеющих книжку на руках, но временно нетрудоустроенных и устраивающихся на работу после 31 декабря 2020 года. Они могут подать заявление позже.
Для кого переход обязателен
Нужно ли переходить на электронные трудовые книжки, если гражданин впервые устраивается на работу в 2021 и последующих годах? Да, в этом случае используется только ЭТК, без возможности выдачи бумажного образца. Данное правило распространяется на всех граждан, впервые устраивающихся на работу официально в этот период.
ЭТК в данном случае является полным аналогом бумажного образца и содержит в себе следующие данные:
- Личные данные сотрудника;
- Дата поступления на работу, перевода на другое место службы, дата увольнения;
- Наименование места работы;
- Занимаемая гражданином должность;
- Специализация, квалификационный стандарт;
- Вид исполняемых или поручаемых трудовых обязанностей;
- Причины, по которым произошло увольнение.
Данная информация в дальнейшем используется работодателями для получения ключевых данных о сотруднике, подтверждающих соответствие квалификационным нормам, стаж работы и т.д.
Для чего нужна ЭТК
Обязательны ли электронные трудовые книжки с учетом современных методик ведения бухгалтерского учета? Да, переход на ЭТК становится обязательным требованием вызванным изменением стандартов и требованиями времени. В первую очередь это обусловлено общим переходом бухгалтерских и прочих учетных услуг в электронный формат. Так например в дальнейшем все подобные документы подтверждающие трудовую и прочую деятельность будут переведены в электронный формат. Это имеет ряд преимуществ, для владельца ЭТК:
- Неограниченный доступ в любое время к личным данным;
- Ознакомиться с информацией в реестре можно через любое электронное устройство с подключением к сети;
- Упрощается схема взаимодействия с ПФР и другими инстанциями, не нужно предоставлять бумажные копии, когда есть доступ к реестру;
- Повышается безопасность и актуальность личных данных, бумажный документ может быть утерян или поврежден, ЭТК надежно защищена и сохраняется в реестре.
Работодатель также имеет некоторые преимущества. В частности, ему не нужно запрашивать копию документа, достаточно получить доступ к просмотру ЭТК в реестре. Это значительно экономит время, исключает волокиту и прочие формальности, позволяя оптимизировать процесс ведения бухгалтерского учета.
Образец уведомления на переход ЭТК
Пример №1
Пример №2
Для расчета стажа онлайн предлагаем воспользоваться калькулятором стажа на сайте.
 |
Автор статьи: Анжелика Петькина Бухгалтер, специалист отдела кадров. Образование: Уральский-Финансово-Юридический Институт. Экономист по специальности «финансы и кредит». |