Рубрика: Электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка – это современный формат документа, который прекрасно знаком каждому работающему гражданину РФ. С наступлением 2020 г. происходит постепенный переход на ЭТК. Работодатель обязан уведомить персонал о смене бумажного варианта документа на электронный. Уведомления о переходе на электронную трудовую здесь. Это делается путем отправления соответствующей бумаги, которая должна быть заблаговременно подготовлена бухгалтерами и кадровиками организаций. В чем особенности перехода на «виртуальную» версию и что произойдет с бумажным вариантом? Предлагаем ознакомиться с детальной информацией, а также скачать образец заявления на электронную трудовую книжку:

№ 1 Согласие на переход:

Скачать бланк №1

№2 Отказ от перехода:

Скачать бланк №2

Сроки введения

Переход на ЭТК будет осуществляться постепенно. Закон начал действовать с 1 января. На протяжении первого полугодия текущего года, лица, предоставляющие рабочие места, должны отправить уведомления всем наемным работникам. В этом документе будет предложен выбор варианта трудовой книжки, которая будет использоваться в дальнейшем. Это может быть:

• электронный вариант;
• старая и электронная форма.

Во втором полугодии текущего года работники должны сделать выбор и зафиксировать его (заполняется специальная форма заявления на ЭТК, в котором дается согласие сотрудника на переход).

Если наемный работник не дает своего письменного согласия на ведение ЭТК, то продолжается ведение документа в бумажном виде.

Если гражданин РФ на протяжении 2020 года не был трудоустроен, то он вправе произвести выбор позже, подав письменный документ по месту трудоустройства. Это можно сделать в момент трудоустройства. В данном случае также подается заявление работника на ведение электронной трудовой книжки.

Та категория людей, которая не имеет старого варианта книжки, и только планирует устраиваться на работу, сразу получает электронные данные, информирующие о стаже.

В чем достоинства электронной версии?

Очень часто люди сталкиваются с:

• потерей документа;
• кражами;
• повреждаются важные бумаги, в том числе и ТК.

Процедура восстановления данных о стаже очень трудоемкая и сложная. Данный формат позволит избежать подобных неприятностей. Кроме этого, переходя на цифровой носитель, решаются и другие проблемы:

• снижаются издержки на покупку и последующее хранение документов;
• экономия времени, которое затрачивалось на бумажное оформление;
• отсутствие ответственности за сохранность;
• возможность более просто взаимодействовать с дистанционными сотрудниками.

При переходе на электронный формат, вся информация, которая отображалась в изначальном варианте, также будет фиксироваться. Данные об увольнениях, дисциплинарные заметки и т.д. – все это будет зафиксировано.

Что произойдет с бумажными ТК?

По мере получения согласия на использование нового формата от наемных работников, им возвратят старые книжки. После выдачи работодатель не несет ответственности за хранение и ведение книжки, согласно законодательству. В дальнейшем, все необходимые кадровые данные будут направляться в ПФР для заполнения ЭТК.

При трудоустройстве работник будет предъявлять сведения о стаже, используя информационный ресурс ПФР. Эта информация может быть получена от работодателя (предоставляется при увольнении с последнего места работы), либо в ПФР, а также МФЦ. Кроме этого, сведения о стаже можно будет получить на портале государственных услуг.

Как будет выглядеть ЭТК?

Все формы цифрового формата находятся в разработке. Но в соответствии с законодательством, такой документ будет содержать данные о:

• работнике;
• месте трудовой деятельности;
• выполнении трудовых функций;
• переводах на другие места деятельности;
• увольнении лица с обозначением причин и оснований расторжения трудового договора.

Особенности оформления ЭТК

Все люди, работающие в 2021 году, могут быть уверены в том, что такой документ будет сформирован в автоматическом режиме, после того как работодатель предоставит всю необходимую информацию. Процесс запустится при условии, что работник не забудет отреагировать на уведомление, и направит работодателю заявление, подтверждающее его желание перейти на ЭТК.  Ведение данных на людей, которые начнут трудовую деятельность после 31.12.2020 также осуществляется автоматически. Запуск цифровой версии начнется с момента, когда работодатель подаст в ПФР все необходимые сведения. Это говорит о том, что нанимаясь на работу, новый сотрудник организации, ранее не имевший документа, может не рассчитывать на то, что работодатель заполнит ТК.

Воспользуйтесь калькулятором стажа онлайн: https://stazh-online.ru/

Несколько слов об уведомлении о переходе на ЭТК

Работникам каждой из организаций должно прийти уведомление, составленное в произвольной форме. В этой бумаге указывается информация о том, что он должен произвести выбор варианта ведения данных о стаже до 31.12.2020 года. Очень важно своевременно направить ответный документ, в котором отображено решение сотрудника. Даже если отдается предпочтение бумажному формату, об этом необходимо уведомить работодателя. В этом случае он просто продолжит ведение старой книжки, при этом направит необходимые сведения для формирования электронного варианта в соответствующую инстанцию, о которой говорилось ранее.

Автор статьи: Анжелика Петькина Бухгалтер, специалист отдела кадров. Образование: Уральский-Финансово-Юридический Институт. Экономист по специальности «финансы и кредит».

В соответствии с законодательством РФ с 1 января 2020 года в действие вступает постановление об использовании электронных трудовых книжек (ЭТК). Для чего принято это решение, и какие преимущества электронной трудовой книжки получают работники и работодатели, а также, какие недостатки могут быть у этого решения нужно рассмотреть подробней.

Что такое ЭТК

ЭТК по своему содержанию является аналогом бумажного документа привычного для многих граждан. В нем содержится следующая информация:

• Персональные паспортные данные гражданина;
• Дата приема на работу, увольнения с работы;
• Даты перевода на новую должность и прочие изменения;
• Причины, по которым произошел перевод или увольнение;
• Наименование организаций, в которых сотрудник исполнял или исполняет трудовые обязанности;
• Информация касающаяся стажа, квалификации работника и т.д.

Вся информация хранится в едином электронном реестре. Получить доступ к информации можно при помощи личного кабинета на сайте ПФР, ЕПГУ, использовав для этого персональный компьютер или другое устройство, подключенное к сети. Также можно обратиться в клиентские службы ПФР, МФЦ и получить письменные сведения или обратиться за информацией к работодателю.

Плюсы электронной трудовой книжки для сотрудников сводятся к следующему:

• Быстрый доступ в любое время к личной информации, главное иметь под рукой устройство подключенное к сети, при помощи которого можно связаться с реестром;
• Сведение к минимуму ошибок заполнения, касающихся наименований трудовой деятельности, стажа и т.д.;
• Возможность дистанционного трудоустройства без необходимости личной подачи документов работодателю;
• Использование информации при получении Госуслуг без необходимости личного присутствия;
• Дистанционное оформление пенсии;
• Безопасность личных данных благодаря надежной защите и ограниченному доступу.

Таким образом, в идеальных условиях ЭТК позволит упростить использование документа при оформлении сотрудника, а также при взаимодействии с государственными структурами. Обратите внимание, для сотрудников уже имеющих на руках бумажную книжку полный переход на ЭТК не обязателен. Можно вести цифровой и бумажный документ одновременно, работодатель должен вносить изменения в обе версии.

Преимущества для работодателя

От введения ЭТК должен выиграть и работодатель, который также получает ряд преимуществ, основными из которых являются:

• Возможность ознакомления с данными о сотруднике без необходимости запроса сканированных копий или оригинала документа;
• Упрощение процессов ведения бухгалтерии за счет отсутствия бумажных документов и перевода в цифровой формат;
• Сокращение издержек на покупку трудовых книжек, ведение бумажной бухгалтерии;
• Повышение эффективности аналитической обработки данных сотрудников при ведении бухучета на предприятии.

Работодатель получает доступ к документу, только после предоставления его сотрудником. Это исключает возможность внесения недостоверных сведений или изменения личных данных. Таким образом, каждая из сторон оказывается в выигрыше.

Недостатки решения

Несмотря на все преимущества, некоторые эксперты отмечают и минусы электронной трудовой книжки. Основными из них, являются следующие недостатки:

• Сложность обращения с цифровой базой, для людей незнакомый с компьютерным оборудованием или вовсе не имеющих доступа к нему, в данном случае в основном речь идет о людях пожилого возраста;
• Естественные уязвимости цифровой базы к техническим неполадкам и сбоям, к примеру, поломкам серверного оборудования, в результате которых может быть временно ограничен доступ к базе или утеряна ее часть;
• Возможность взлома базы и попадания личных информации в руки злоумышленников или же уничтожение базы реестра;
• Человеческий фактор тормозящий систему – речь идет о неподготовленности сотрудников ПФР и некоторых других служб с цифровой базой данных.

Большинство рисков и недостатков связано с уязвимостями компьютерных систем к внешним или внутренним негативным воздействиям. В свою очередь представителями государственных структур предлагается решение проблемы разработкой систем безопасности, многократным копированием баз для дублирования информации. Эффективность подобных решений можно будет оценить со временем, когда база данных ЭТК будет сформирована и введена в обращение не в тестовом, а в стандартом режиме.

Подобные инициативы всегда вводятся в строй с определенными сложностями и системы дорабатываются поэтапно в процессе эксплуатации, исходя из возникающих рисков и недостатков. Возможность дальнейшего использования бумажных документов для большой категории граждан позволяет частично решить эту проблему, ведь ошибки в дальнейшем можно оспорить и предоставить корректные данные.

Рекомендуем воспользоваться калькулятором стажа работы онлайн: stazh-online.ru

Автор статьи: Анжелика Петькина Бухгалтер, специалист отдела кадров. Образование: Уральский-Финансово-Юридический Институт. Экономист по специальности «финансы и кредит».

Уведомление о введении электронной трудовой книжки на предприятии – официальный документ ознакомительного характера, который выпускается администрацией, юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, решившими перевести кадровый учёт на ЭТК. Нормативным актом, регламентирующим порядок уведомления, стал закон № 439-ФЗ от 26.12.2019 г, вносящий изменения в ТК РФ.

Закон предоставляет право вбирать форму отражения сведений о занятости каждого сотрудника:

1. Параллельно на бумажных носителях и на интернет-ресурсе ПФР.
2. Сугубо в электронной форме.

Во втором случае у работодателя возникает обязательство известить об изменениях всех штатных работников. При этом должна быть соблюдена форма уведомления о переходе на систему ЭТК, предложенная законодателем.

Образец уведомления на переход в формат электронных трудовых книжек:

Пример №1

Пример №2

Скачать образец

От бумаги к цифре

Трудовые книжки придумали во Франции в 1781 году. До революции в России в ходу были послужные списки, но они оформлялись лишь на служащих и квалифицированных рабочих. После 1917 года разномастные бланки персонального учёта то вводились, то отменялись. Знакомая всем тёмно-зелёная, а позже серая книжица единого образца как документ персональной фиксации занятости гражданина, появилась в СССР в 1939 году.

Несмотря на новации, проходившие и в советское время, и после распада СССР, бланк за 80 лет почти не изменился. Сегодня, во времена интенсивного электронного документооборота, традиционная трудовая книжка воспринимается откровенным архаизмом и уже далека от былых стандартов строгой отчётности. Потеря и порча документа не влекут ни штрафа, ни даже порицания. Граждане, занятые по договорам подряда или живущие случайными заработками, и вовсе обходятся без трудовых.

Проблема назрела уже давно. О вводе ЭТК в Минтруде говорили с начала «нулевых», однако исторический переход начался лишь в 2020 году.

Зачем нужны уведомления?

Несмотря на очевидную «инфляцию» книжек, они по-прежнему являются основным документом, где зафиксирован стаж гражданина и все этапы движения по карьерной лестнице – приёмы на работу, переводы, увольнения. Во второй части книжек зафиксированы поощрения работника и наложенные на него взыскания. Перечень наград и поощрений – дополнительный плюс при поиске новой работы.

Продолжительность и непрерывность стажа, изменения в послужном списке и сам факт официального трудоустройства  важны при:

• начислении пенсий и пособий;
• оплате больничных листов;
• устройстве на новую работу;
• оформлении заграничных виз;
• получении кредитов в банках.

Для большинства работающего населения факт обладания трудовой важен сам по себе. Особенно это касается лиц старшего поколения, которые начали работать при СССР и которым предстоит оформление пенсии. Наниматель обязан своевременно известить сотрудников об изменениях в действующем законодательстве и успокоить их, разъяснив, что положение работника при переходе на ЭТК не ухудшится. Скорее наоборот, электронный бланк можно за секунду отправить в любую точку мира. Его не потеряешь и не испортишь.

Важно! Уведомлением о переходе на систему ЭТК задача кадровиков не ограничивается. Они до конца 2020 года должны собрать с работников письменные заявления о согласии на переход.

Как оформлять уведомление о переходе?

Образец уведомления на переход электронных трудовых книжек дан в общем виде, работодатель вправе корректировать текст по своему усмотрению. Бумагу можно распечатать для каждого работника в отдельности или предложить расписаться об ознакомлении всем в одном экземпляре. Если компания не собирается переходить на ЭТК, уведомления создавать не нужно. Книжки продолжат лежать в сейфе отдела кадров, а при необходимости предъявить бланк в стороннюю организацию работник обратится за копией или выпиской.

Если компания перейдёт на новый формат кадрового делопроизводства, выписки будут распечатаны из базы данных или предоставлены в электронном виде, в том числе напрямую третьему лицу при согласии работника.

Сроки перехода на ЭТК

Закон № 439-ФЗ предполагает, что все работодатели, переходящие на ЭТК, обязаны уведомить персонал в срок до 1 июля 2020 года. До конца 2020 года кадровым службам нужно собрать с работников письменные заявления о согласии работать в новом формате и выдать им на руки бумажные трудовые книжки. Они пригодятся, если гражданин пойдёт устраиваться в организацию, не перешедшую на ЭТК.

Что будет, если кто-то из работников категорически откажется ТК, пока не совсем понятно. Эту проблему путём кропотливой разъяснительной работы придётся решать специалистам кадровых служб. Если переходить на ЭТК коллектив откажется в полном составе, то работодателю, скорее всего, придётся смириться и вести учёт в двух режимах – на бумаге и на сервере ПФР.

Скачать образец

Рекомендуем воспользоваться нашим калькулятором стажа stazh-online.ru

Автор статьи: Анжелика Петькина Бухгалтер, специалист отдела кадров. Образование: Уральский-Финансово-Юридический Институт. Экономист по специальности «финансы и кредит».