Уведомление о введении электронной трудовой книжки на предприятии – официальный документ ознакомительного характера, который выпускается администрацией, юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, решившими перевести кадровый учёт на ЭТК. Нормативным актом, регламентирующим порядок уведомления, стал закон № 439-ФЗ от 26.12.2019 г, вносящий изменения в ТК РФ.
Закон предоставляет право вбирать форму отражения сведений о занятости каждого сотрудника:
- Параллельно на бумажных носителях и на интернет-ресурсе ПФР.
- Сугубо в электронной форме.
Во втором случае у работодателя возникает обязательство известить об изменениях всех штатных работников. При этом должна быть соблюдена форма уведомления о переходе на систему ЭТК, предложенная законодателем.
Образец уведомления на переход в формат электронных трудовых книжек:
Пример №1
Пример №2
От бумаги к цифре
Трудовые книжки придумали во Франции в 1781 году. До революции в России в ходу были послужные списки, но они оформлялись лишь на служащих и квалифицированных рабочих. После 1917 года разномастные бланки персонального учёта то вводились, то отменялись. Знакомая всем тёмно-зелёная, а позже серая книжица единого образца как документ персональной фиксации занятости гражданина, появилась в СССР в 1939 году.
Несмотря на новации, проходившие и в советское время, и после распада СССР, бланк за 80 лет почти не изменился. Сегодня, во времена интенсивного электронного документооборота, традиционная трудовая книжка воспринимается откровенным архаизмом и уже далека от былых стандартов строгой отчётности. Потеря и порча документа не влекут ни штрафа, ни даже порицания. Граждане, занятые по договорам подряда или живущие случайными заработками, и вовсе обходятся без трудовых.
Проблема назрела уже давно. О вводе ЭТК в Минтруде говорили с начала «нулевых», однако исторический переход начался лишь в 2020 году.
Зачем нужны уведомления?
Несмотря на очевидную «инфляцию» книжек, они по-прежнему являются основным документом, где зафиксирован стаж гражданина и все этапы движения по карьерной лестнице – приёмы на работу, переводы, увольнения. Во второй части книжек зафиксированы поощрения работника и наложенные на него взыскания. Перечень наград и поощрений – дополнительный плюс при поиске новой работы.
Продолжительность и непрерывность стажа, изменения в послужном списке и сам факт официального трудоустройства важны при:
- начислении пенсий и пособий;
- оплате больничных листов;
- устройстве на новую работу;
- оформлении заграничных виз;
- получении кредитов в банках.
Для большинства работающего населения факт обладания трудовой важен сам по себе. Особенно это касается лиц старшего поколения, которые начали работать при СССР и которым предстоит оформление пенсии. Наниматель обязан своевременно известить сотрудников об изменениях в действующем законодательстве и успокоить их, разъяснив, что положение работника при переходе на ЭТК не ухудшится. Скорее наоборот, электронный бланк можно за секунду отправить в любую точку мира. Его не потеряешь и не испортишь.
Важно! Уведомлением о переходе на систему ЭТК задача кадровиков не ограничивается. Они до конца 2020 года должны собрать с работников письменные заявления о согласии на переход.
Как оформлять уведомление о переходе?
Образец уведомления на переход электронных трудовых книжек дан в общем виде, работодатель вправе корректировать текст по своему усмотрению. Бумагу можно распечатать для каждого работника в отдельности или предложить расписаться об ознакомлении всем в одном экземпляре. Если компания не собирается переходить на ЭТК, уведомления создавать не нужно. Книжки продолжат лежать в сейфе отдела кадров, а при необходимости предъявить бланк в стороннюю организацию работник обратится за копией или выпиской.
Если компания перейдёт на новый формат кадрового делопроизводства, выписки будут распечатаны из базы данных или предоставлены в электронном виде, в том числе напрямую третьему лицу при согласии работника.
Сроки перехода на ЭТК
Закон № 439-ФЗ предполагает, что все работодатели, переходящие на ЭТК, обязаны уведомить персонал в срок до 1 июля 2020 года. До конца 2020 года кадровым службам нужно собрать с работников письменные заявления о согласии работать в новом формате и выдать им на руки бумажные трудовые книжки. Они пригодятся, если гражданин пойдёт устраиваться в организацию, не перешедшую на ЭТК.
Что будет, если кто-то из работников категорически откажется ТК, пока не совсем понятно. Эту проблему путём кропотливой разъяснительной работы придётся решать специалистам кадровых служб. Если переходить на ЭТК коллектив откажется в полном составе, то работодателю, скорее всего, придётся смириться и вести учёт в двух режимах – на бумаге и на сервере ПФР.
Рекомендуем воспользоваться нашим калькулятором стажа stazh-online.ru
 |
Автор статьи: Анжелика Петькина Бухгалтер, специалист отдела кадров. Образование: Уральский-Финансово-Юридический Институт. Экономист по специальности «финансы и кредит». |