В соответствии с законодательством РФ с 1 января 2020 года в действие вступает постановление об использовании электронных трудовых книжек (ЭТК). Для чего принято это решение, и какие преимущества электронной трудовой книжки получают работники и работодатели, а также, какие недостатки могут быть у этого решения нужно рассмотреть подробней.
Что такое ЭТК
ЭТК по своему содержанию является аналогом бумажного документа привычного для многих граждан. В нем содержится следующая информация:
- Персональные паспортные данные гражданина;
- Дата приема на работу, увольнения с работы;
- Даты перевода на новую должность и прочие изменения;
- Причины, по которым произошел перевод или увольнение;
- Наименование организаций, в которых сотрудник исполнял или исполняет трудовые обязанности;
- Информация касающаяся стажа, квалификации работника и т.д.
Вся информация хранится в едином электронном реестре. Получить доступ к информации можно при помощи личного кабинета на сайте ПФР, ЕПГУ, использовав для этого персональный компьютер или другое устройство, подключенное к сети. Также можно обратиться в клиентские службы ПФР, МФЦ и получить письменные сведения или обратиться за информацией к работодателю.
Плюсы электронной трудовой книжки для сотрудников сводятся к следующему:
- Быстрый доступ в любое время к личной информации, главное иметь под рукой устройство подключенное к сети, при помощи которого можно связаться с реестром;
- Сведение к минимуму ошибок заполнения, касающихся наименований трудовой деятельности, стажа и т.д.;
- Возможность дистанционного трудоустройства без необходимости личной подачи документов работодателю;
- Использование информации при получении Госуслуг без необходимости личного присутствия;
- Дистанционное оформление пенсии;
- Безопасность личных данных благодаря надежной защите и ограниченному доступу.
Таким образом, в идеальных условиях ЭТК позволит упростить использование документа при оформлении сотрудника, а также при взаимодействии с государственными структурами. Обратите внимание, для сотрудников уже имеющих на руках бумажную книжку полный переход на ЭТК не обязателен. Можно вести цифровой и бумажный документ одновременно, работодатель должен вносить изменения в обе версии.
Преимущества для работодателя
От введения ЭТК должен выиграть и работодатель, который также получает ряд преимуществ, основными из которых являются:
- Возможность ознакомления с данными о сотруднике без необходимости запроса сканированных копий или оригинала документа;
- Упрощение процессов ведения бухгалтерии за счет отсутствия бумажных документов и перевода в цифровой формат;
- Сокращение издержек на покупку трудовых книжек, ведение бумажной бухгалтерии;
- Повышение эффективности аналитической обработки данных сотрудников при ведении бухучета на предприятии.
Работодатель получает доступ к документу, только после предоставления его сотрудником. Это исключает возможность внесения недостоверных сведений или изменения личных данных. Таким образом, каждая из сторон оказывается в выигрыше.
Недостатки решения
Несмотря на все преимущества, некоторые эксперты отмечают и минусы электронной трудовой книжки. Основными из них, являются следующие недостатки:
- Сложность обращения с цифровой базой, для людей незнакомый с компьютерным оборудованием или вовсе не имеющих доступа к нему, в данном случае в основном речь идет о людях пожилого возраста;
- Естественные уязвимости цифровой базы к техническим неполадкам и сбоям, к примеру, поломкам серверного оборудования, в результате которых может быть временно ограничен доступ к базе или утеряна ее часть;
- Возможность взлома базы и попадания личных информации в руки злоумышленников или же уничтожение базы реестра;
- Человеческий фактор тормозящий систему – речь идет о неподготовленности сотрудников ПФР и некоторых других служб с цифровой базой данных.
Большинство рисков и недостатков связано с уязвимостями компьютерных систем к внешним или внутренним негативным воздействиям. В свою очередь представителями государственных структур предлагается решение проблемы разработкой систем безопасности, многократным копированием баз для дублирования информации. Эффективность подобных решений можно будет оценить со временем, когда база данных ЭТК будет сформирована и введена в обращение не в тестовом, а в стандартом режиме.
Подобные инициативы всегда вводятся в строй с определенными сложностями и системы дорабатываются поэтапно в процессе эксплуатации, исходя из возникающих рисков и недостатков. Возможность дальнейшего использования бумажных документов для большой категории граждан позволяет частично решить эту проблему, ведь ошибки в дальнейшем можно оспорить и предоставить корректные данные.
Рекомендуем воспользоваться калькулятором стажа работы онлайн: stazh-online.ru
 |
Автор статьи: Анжелика Петькина Бухгалтер, специалист отдела кадров. Образование: Уральский-Финансово-Юридический Институт. Экономист по специальности «финансы и кредит». |